Có rất nhiều lý do khiến bạn phải nghĩ đến việc backup Gmail (lưu trữ dữ liệu tài khoản Gmail) trong quá trình sử dụng một tài khoản Gmail hoặc một tài khoản Google Apps. Sau đây Việt Nis sẽ hướng dẫn bạn cách backup(tạo bản lưu) và recover(khôi phục) lại một tài khoản Gmail, Google Apps khi cần.
Có rất nhiều lý do khiến bạn phải nghĩ đến việc backup Gmail (lưu trữ dữ liệu tài khoản Gmail) trong quá trình sử dụng một tài khoản Gmail hoặc một tài khoản Google Apps. Sau đây Việt Nis sẽ hướng dẫn bạn cách backup(tạo bản lưu) và recover(khôi phục) lại một tài khoản Gmail, Google Apps khi cần.
Hiện tại Google đã phát triển công cụ được mang tên: Takeout (https://www.google.com/settings/takeout) , nhằm mục đích backup(tạo bản lưu) cho các ứng dụng của Gmail bao gồm: Mail, Dấu trang(Bookmarks), Lịch(Calendar), Danh sách liên hệ(Contact), Drive, Hangouts, Blogger, Youtube, Google Play Sách. Tất cả các ứng dụng được backup và xuất ra các định dạng phổ biến nhất hiện nay.
Riêng ứng dụng được quan tâm nhất trong vấn đề backup tài khoản Gmail đó là Mail (thư). Với việc kết xuất ra định dạng MBOX khá phổ biến và thuận lợi cho việc khôi phục (cách khôi phục xem bên dưới). Giới hạn của file backup là 2 GB cho mỗi file backup. Bạn có thể backup từng ứng dụng, mỗi ứng dụng mỗi file. Và sau đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Truy cập vào phần quản lý tài khoản (Account)
Công cụ Takeout có thể được thấy ở: Tài khoản > Công cụ dữ liệu > Tải xuống dữ liệu của bạn. Bạn có thể truy cập trực tiếp vào Takeout thông qua link này hoặc link này nếu chỉ muốn backup mail. Bạn sẽ thấy một danh sách các ứng dụng cho phép backup. Kế tiếp bạn sẽ chọn những ứng dụng muốn backup.
2. Cấu hình tùy chọn tạo bản lưu (backup)
Mỗi ứng dụng sẽ có những tùy chọn khác nhau tương ứng với ứng dụng đó. Dưới là 2 điển hình tùy chọn của Thư(Mail) và Lịch(Calendar):
Google đã phát triển việc backup ứng dụng theo Nhãn(Label) để giúp người dùng có những tùy chọn thích hợp cho việc Tạo bản lưu(backup) có chọn lọc. Sau khi chọn các ứng dụng và tùy chọn xong bạn đi đến bước tiếp theo.
Việc lưu trữ sẽ cho bạn tùy chọn về định dạng nén(3 loại) và 2 tùy chọn về cách lưu và tải:
Gởi liên kết tải xuống qua mail
Lưu file vào Drive để bạn có thể tải xuống sau đó.
3. Đợi hệ thống tạo file
Việc tạo file sẽ được hệ thống tạo tự động và thông báo cho bạn khi hoàn thành. Thời gian cho việc backup sẽ tương ứng với dung lượng dữ liệu bạn backup.
4. Tải file lưu từ Google
Khi mail đã được tạo xong, bạn có thể tải xuống qua đường link được gởi hoặc drive tùy theo tùy chọn của bạn ở trên. Ngoài ra bạn cũng có thể kiểm tra các bản lưu bạn đã tạo ở liên kết này. Bạn có thể chọn tải xuống hoặc xóa nó đi bất kì lúc nào.
Khi bạn giải nén file tải xuống bạn sẽ có những file backup theo định dạng chuẩn để phục vụ công việc khôi phục (recovery).
Làm thể nào để khôi phục file .MBOX và .ICS tài khoản Gmail?
Once you have the files, you’ll probably be wondering what you can do with them. For Calendar, importing them back to Calendar is really easy. Go to options in the Calendar tab and click ‘Import Calendar’, an option right next to the Create new calendar button. Then, you can upload the ICS (iCalendar) files.
Với file .ICS bạn thao tác: Lịch > Cài đặt > Lịch > Nhập Lịch / Calendar > Options > Calendar > Import Calendar (ngay cạnh nút Cereate New Calendar).
Đối với file .MBOX, bạn có thể upload vào Gmail bằng nhiều cách. Một trong những cách đó là sử dụng trình duyệt mail Mozilla Thunderbird (có thể làm tương tự với Microsoft Outlook). Sau khi cấu hình Imap cho Thunderbird, bạn cài đặt Add On: ImportExportTools (tính năng này có sẵn trong Outlook) như hình dưới.
Extension trên bạn có thể tìm ở liên kết này. Bạn cũng có thể cài thủ công không qua công cụ tìm kiếm bằng cách vào Install Add-on From File… để chọn file extention đã tải về như hình dưới.
Sau khi cài đặt và khởi động lại Firefox bạn vào: Tools> ImportExportTools như hình:
Sau khi cấu hình Imap. Tất cả các file dữ liệu được nhập vào Thunderbird sẽ được tự động tải ngược lên hệ thống mail server của Google.
Chúc các bạn thành công!
